Katastropheneinheit der Feuerwehr im digitalen Krisen-Einsatz dank Pilotprojekt der Schärdinger Florianis

Die Feuerwehr ist eine Organisation, die sich stets mit Werkzeugen und Lösungen auseinandersetzt, um für jede Situation gerüstet zu sein. Dazu gehören auch effiziente Kommunikationsmittel, die leicht in der Handhabung sind. Im Rahmen ihrer Digitalisierungsmaßnahmen hat der Oö. LFV sich in Abstimmung mit seinem langjährigen IT-Partner ACP IT Solutions GmbH für Microsoft Teams entschieden.

Schärding zeigt vor, wie es geht

Als Pilotprojekt wurde Microsoft Teams im Bezirk Schärding eingeführt. Federführend dabei war Martin Pils als Hauptamtswalter für Funk-Lotsen- und Nachrichtenwesen. Derzeit ist er als Kommunikationsoffizier im Katastrophenabwehrstab des Bezirks tätig. Er ist hauptberuflich als Solution Architect bei ACP IT Solutions GmbH in Oberösterreich tätig und verfügt dadurch über das nötige Know-How für eine effiziente Umsetzung. Im Zusammenspiel mit seinen motivierten Kameraden bei den Funkern des Bezirks Schärding wurde der Einführungsprozess in die Wege geleitet. Ziel war es, Microsoft Teams im Einsatz zu evaluieren und die Kommunikation rund um die Einführung des neuen Digitalfunks zu implementieren. Die Kenntnisse, die in Schärding gewonnen wurden, sollten anschließend auf Landesebene genutzt werden.

Gewohnte Abläufe neu erfinden

Dann kam Corona. Durch den Ausbruch von Covid-19 standen die Einsatzleitungen und gebietsübergreifenden Katastrophenschutzeinheiten schlagartig vor einer vollkommen neuen Situation. Die üblichen Stabssitzungen waren nicht mehr möglich. Die gewohnten Abläufe und Werkzeuge, wie das Einrichten einer Stabstelle als Treffpunkt, Lagepläne sowie die physische Abwicklung der Kommunikation, konnten nicht mehr angewendet werden. Es stellte sich die Frage, wie kann effizient gearbeitet werden, sodass trotz räumlicher Trennung und Ausgangsbeschränkungen jeder etwas beitragen kann. Die Vorbereitungen von Microsoft Teams als neue Plattform waren im Rahmen des Pilotprojektes so weit abgeschlossen, jetzt galt es den gewohnten Stabsbetrieb so schnell wie möglich virtuell abzubilden. Kurz gesagt, es mussten knapp 50 Personen mit unterschiedlichem, technischem Vorwissen in wenigen Tagen an Bord geholt werden. Statt wie gewohnt nach üblicher Vorgehensweise zur Sitzung zu gehen, hieß es von zu Hause aus virtuell teilzunehmen. Zur ersten Videokonferenz haben sich bereits 80 Prozent des Stabes zugeschaltet.

Homeoffice der anderen Art

An den Stabssitzungen, die im Rahmen der aktuellen Katastrophenlage nun jeden Abend virtuell stattfinden, sind zwischen 30 und 50 Personen eingewählt. Üblicherweise sind die Führungsebene, der Katastropheneinsatzstab oder beispielsweise der feuerwehrmedizinische Dienst stets bei den Sitzungen vor Ort. Dadurch, dass die Sitzung jetzt digital stattfindet und keine Anreise mehr nötig ist, hat sich die Anzahl der anwesenden Mitglieder vergrößert. Der positive Effekt: Die Anzahl der Einsatzkräfte, die zur selben Zeit am gleichen Wissensstand sind, hat sich erhöht. Um die gewohnte Effizienz bei der Einsatzarbeit zu sichern, waren neue Kommunikationsrichtlinien wichtig. Klare Strukturen während der virtuellen Sitzung sind das um und auf: Wenn einer das Wort hat, schalten alle anderen ihre Mikrofone auf stumm. Power Point Vorträge werden direkt auf dem Bildschirm geteilt, die Sitzung wird zum Nachhören aufgenommen, das manuelle Protokoll fällt weg, um nur ein paar weitere Vorteile der virtuellen Umsetzung zu nennen.

Kameradschaft aus der Ferne

Bereits nach ein paar Tagen waren nahezu alle per Video verbunden. Die Möglichkeit sich zu sehen, wurde als großer Vorteil wahrgenommen. So wurde das soziale Miteinander in Zeiten von Social-Distancing aufgefangen. Informationsverlust und Zeitverzögerungen konnten verhindert und gleichzeitig die Kameradschaft innerhalb der Feuerwehr aufrecht gehalten werden. Vor allem bei bezirksübergreifender Kommunikation profitieren alle davon, ein Gesicht zum Namen zu bekommen.

Bestandteil der Zukunft

Die bereits vorangeschrittene Digitalisierung der Kommunikation innerhalb der Feuerwehr war ausschlaggebend für die rasche Umsetzung in der Krise. Die Kombination aus einfacher Handhabung, strukturierter Umsetzung der technischen Rahmenbedingungen sowie motivierten Nutzern hat Früchte getragen. Die gewonnenen Erfahrungen und der, bereits in der Praxis erlebte, Mehrwert werden auch die Corona-Krise überstehen und fixer Bestandteil der zukünftigen Kommunikation sein.