Büroorganisation: Tipps für die richtige Ordnung im Büro

Der Schreibtisch und der Desktop

Der Schreibtisch ist die Zentrale des Büros. Hier darf sich nur das befinden, was wirklich ständig gebraucht wird. Dazu gehören eine Schreibunterlage, Schreibgeräte und ein Kalender. Das Telefon sollte ebenfalls immer griffbereit sein. Damit die Schreibunterlage auch nur zum Schreiben benutzt werden kann, sind einige Ablagefächer sehr hilfreich. Basis ist der Posteingang, Postausgang und Ablage für dringende Terminaufgaben. Tages- und Monatsaufgaben werden, in gekennzeichneten Mappen, einsortiert, damit Diese jederzeit griffbereit sind, um den Arbeitsstand zu kontrollieren. Jede Aufgabe muss eindeutig zeitlich zugeordnet werden. Tag, Woche, Monat, Jahr sind die Kriterien. Im Kalender werden nur Termine eingetragen, keinesfalls jede einzelne Aufgabe. Der Startbildschirm des PC, auch Desktop genannt, ist der virtuelle Schreibtisch. Auch hier sollten sich nur das befinden, was laufend gebraucht wird, keinesfalls alle möglichen Dateien und Kontakte.

Aktenschränke und PC-Ordner

Ordner werden nach verschiedenen Bereichen angelegt. Das können Einkauf, Verkauf, Vertrieb oder Verwaltung sein. Die Bereiche sollten, bei Bedarf, in Gruppen und Untergruppen systematisiert werden. In den Ordnern helfen entsprechende Trennblätter, die Übersicht zu behalten. Mit kurzen und eindeutigen Kennzeichnungen ist das schnelle Auffinden leicht. In bestimmten Fällen sollte eine farbliche Gestaltung geprüft werden. Die Systematik der Ordner in den Aktenschränken sollte exakt der Ordnung auf dem PC entsprechen. Mit dieser Gleichstellung der Systeme behält man eine bessere Übersicht und findet Vorgänge schneller.

Postablage und Mail-Postfach

Grundsätzlich sollte der Posteingang am Ende des Arbeitstages leer sein. Was nicht sofort erledigt werden kann, wird den Terminaufgaben zugeordnet. Dafür haben wir ja die Mappen angelegt. Vom Mail-Eingang werden die Mails in Termin-Archive verschoben oder ausgedruckt und den Terminmappen zugeordnet. Das Bearbeiten der Eingangspost sollte immer zu bestimmten Zeiten erfolgen und im Block abgearbeitet werden. Die schnelle Verteilung in die Termin-Fächer verschafft einen guten Überblick über die gesamten anstehenden Arbeiten. Auf diese Weise hat man schnell eine grobe Übersicht über die Post. Die Abarbeitung erfolgt dann Schritt für Schritt aus den Terminordnern.

Bürotechnik, Geräte und Material

PC-Technik, Kopierer, Faxgeräte und Aktenvernichter sollten so angeordnet werden, das jederzeit ein ungehinderter Zugriff erfolgen kann. Akten und Büromaterial sollte getrennt, in entsprechenden Schränken, untergebracht werden. Auf den Schreibtisch gehört nur, was auch wirklich gerade benötigt wird. Einer Schale mit Stiften und sonstigen Kleinmaterial (Bürobedarf aus Holz) gehört natürlich in den Griffbereich. Ein wenig Handmaterial kann in Schreibtischschubladen oder Ablagefächern abgelegt werden. Nicht mehr benötigtes Material oder defekte Altgeräte sollten nicht erst gesammelt werden. Eine flotte Entsorgung schafft schneller Ordnung und angenehme Atmosphäre.

Zusammenfassung

Mit einer klaren und gut strukturierten Büroorganisation behalten Sie immer die Übersicht im Arbeitsalltag. Alle anstehenden Aufgaben sind einfacher zu erledigen, wenn auf dem Schreibtisch die gleiche Ordnung herrscht, wie auf dem PC. Wer Ordnung liebt, ist nicht zu faul zum Suchen, sondern einfach effektiver und glücklicher, als die selbsternannten Chaos-Beherrscher. Denken Sie auch daran, das die Technik für kurz oder Lang ausfallen oder gar zerstört werden kann. Aus diesem Grund sollten alle wichtigen Dinge schriftlich aufbewahrt werden. Die nicht so wichtigen Dinge kann man auch auf externen Datenträgern sichern.