Ablenkungen und Unterbrechungen im Büroalltag meistern und konzentriert bleiben

Angestellte und Führungskräfte werden im Alltag häufig unterbrochen. Handys, E-Mails oder soziale Netzwerke tun das Ihre, um die Konzentration am Arbeitsplatz zu schwächen. Denn diese Tools nützen nicht mehr nur Freunde, sondern mittlerweile auch immer mehr Kollegen, der Chef oder Kunden. Dabei stellt sich die Frage, wie man den Überblick in der Dauerberieselung und den permanenten Unterbrechungen behält. Doch jeder Angestellte kann seine Leistungsfähigkeit selbst beeinflussen. Das Problem hat seine Ursache auf der einen Seite in der Hektik am Arbeitsplatz, zum anderen aber auch in unserer Persönlichkeit, denn von Natur aus neigt der Mensch zur Disziplinlosigkeit.   E-Mail-Verkehr   Ständig poppt ein Fensterchen mit einem neuen E-Mail auf, das dringend gelesen werden will. Wer sich davon nicht terrorisieren lassen will, kann diese Funktion ganz einfach ausstellen. Wenn die Hinweise weder optisch noch akustisch merkbar sind, kann man ganz ruhig vor sich hin arbeiten. Um die E-Mails zu lesen, kann man sich regelmäßige Termine zurechtlegen. Übertriebenes Zeitgefühl Schuld an der Disziplinlosigkeit ist laut Wissenschaft die sogenannte „Planning Fallacy“ – die Eigenschaft, die Anstrengung für eine Aufgabe zu unterschätzen. Fast jeder kennt die Folgen dieser Eigenschaft. Je näher ein Abgabetermin rückt, desto lieber geht man mit seinen Kollegen auf eine Kaffeepause. Kurzfristige Belohnungen sind für die Meisten attraktiver als eventuelle Anerkennung in der Zukunft. Deshalb ist ein guter Tipp, Projekte in mehrere Teilschritte zu zerlegen und nach und nach abzuarbeiten. So können zwischendurch bereits kleine Erfolge gefeiert werden. Social-Media-Ablenkung Leichter gesagt als getan: Auch Social-Media-Plattformen haben enorm hohes Ablenkungs- und auch Belohnungspotenzial. Obwohl die Kommunikation dadurch oft erleichtert wird, erhöhen solche Plattformen gleichzeitig die Informationsflut. Um solchen Versuchungen zu entgehen, gibt es bereits verschiedene Programme, die den Computer vom Internet abschalten oder Social-Media-Seiten für eine gewisse Zeit sperren. Viele reden sich ein, dass sie Aufgaben aufschieben, da sie den Druck brauchen, um termingerecht fertig zu werden. Gesund ist diese Arbeitseinstellung aber nicht, denn wer alles auf den letzten Drücker erledigt, muss zwangsläufig schneller arbeiten und halst sich dadurch unnötig noch mehr Stress auf.   Eine Aufgabe   Man muss nicht sofort auf alles reagieren. Was am wichtigsten ist, kann in der momentanen Situation entschieden werden. Für diese Arbeit muss man sich dann Zeit nehmen und sich nur auf diese eine konzentrieren. Je mehr zeitgleich auf dem Schreibtisch liegt, desto länger braucht man für die Aufgaben. Zusätzlich sollte man versuchen, Störungen, soweit möglich, auszuschalten. Vielleicht kann man das Telefon umstellen, die Tür schließen oder auch ein „Bitte nicht stören“-Schild daranhängen. Unterbrechungen sind nicht immer nur negativ, sie können auch eine positive Seite haben – vorausgesetzt sie werden richtig dosiert.   Pausen machen   Bei simplen Aufgaben ist man nach einer Störung sogar produktiver, eine unfreiwillige Unterbrechung bei einer komplexen Aufgabe führt allerdings zu einem schlechteren Ergebnis. Grundsätzlich sollte man aber mehrere Pausen fest einplanen – nicht nur eine lange Mittagspause, sondern auch mehrere kurze dazwischen, um den Kopf wider frisch und aufnahmefähig zu machen. Regeln aufstellen Ein weiterer Tipp lautet, Regeln aufzustellen. Man muss nicht zu jeder Zeit für jeden da sein. Wer gerade mit etwas beschäftigt ist, kann es ruhig aussprechen. Meistens kommt das auch besser an als geteilte Aufmerksamkeit.